Metoder 
LFA metoden och RBM strategi -
verktyg som gör skillnad  

Kari Örtengren är den person i Sverige som har längst och bredast erfarenhet av praktisk tillämpning av LFA metoden och RBM strategin (mål-och resultatstyrning), genom att ha lett över 250 workshops och över 350 utbildningar samt rådgivningsuppdrag i en rad olika länder och landsdelar. Hon är certifierad LFA facilitator (dvs. certifierad att leda förändringsprocesser vid bl.a. workshops och utbildningar). Kari har länge verkat för vidareutveckling av dessa metoder och hennes långa och breda erfarenhet av planeringsprocesser gör att hon alltid, vid behov, kan anpassa metoderna till situationen/projektet som uppdraget omfattar. Nedan följer en kortfattad beskrivning av LFA och RBM (mer finns att läsa i Kari Örtengrens skrifter om LFA).  

Vad är LFA-metoden?

LFA-metoden (The Logical Framework Approach) började användas redan på 1960-talet och har sitt ursprung i USA. Sedan dess har LFA spritts över hela världen och används idag som planeringsverktyg inom alla olika samhällssektorer och olika typer av projekt och program. LFA metoden används även vid verksamhetsplanering. Det svenska Ekonomistyrningsverket kallar metoder såsom LFA för mål- och resultatstyrning. LFA har lagt grunden till många andra senare utvecklade planeringsmetoder, bl.a. är LFA nära kopplad till en management strategi som på engelska kallas för TQM (Total Quality Management) och den australiensiska mangement strategin RBM (Results-Based Management), som beskrivs nedan. LFA metoden har överlevt många andra planeringsmetoder pga sin tydlighet och enkelhet som leder till resultat.  

LFA är i korthet

  • En målstyrd planeringsmetod för projekt, program, som även kan användas vid verksamhetsplanering.
  • Ett verktyg som utöver planering används vid analys, bedömning, uppföljning och utvärdering av projekt.
  • Ett instrument som använder sig av intressenters delaktighet i planering för att skapa struktur och resultat i projekt.
  • En metod som rätt använd leder till relevanta, genomförbara och uthålliga projekt.
  • LFA innebär att först Lyssna, Fundera och därefter Agera

 

Målstyrd planering enligt LFA innebär att

  • Planering är en process i olika steg
  • Man aldrig ska inleda en sådan process med att först fastsälla aktiviteterna, utan att ha lyssnat på målgruppen och övriga intressenters och låta
    dem inleda med att göra en problem-/situationsanalys, därefter sätts mål på olika nivåer utifrån denna problemanalys, sedan är man klar för att ta fram
    lämpliga aktiviteter.
  • Analysen sker m.a.o. från helheten, utgår från den situation projektets/verksamheten befinner sig i, kontext, som på ett strukturerat sätts bryts ned i delar för att på ett logiskt sätt uppnå målen.
  • Delaktighet är nyckelordet.

Anledningen till att en målstyrd planeringsmetod såsom LFA-metoden väljs som verktyg för planering är

  • att det enkelt ger tydlighet och struktur i planering och goda möjligheter att följa upp verksamhet 
  • LFA är ett utmärkt verktyg för att involvera relevanta intressenter vid planeringen, framförallt genom att involvera målgruppen!
  • den skapar därmed ett brett deltagande och koncensus för en projektplan, vilket ger stöd under genomförandet
  • LFA leder, rätt använd, till relevanta, genomförbara och uthålliga projekt  - m.a.o resultat  
  • LFA kan användas inom alla typer av sektorer och alla typer av projekt, program och för verksamhetsplanering

Planeringsprocessen enligt LFA metoden genomförs i nio steg

  1. Analys av projektets kontext (sammanhang/omvärldsanalys/bakgrund)  
  2. Intressentanalys
  3. Problemanalys/Situationsanalys
  4. Målformulering (tre målnivåer; övergripande mål, projektmål och delmål)
  5. Aktivitetsplan
  6. Resursplanering
  7. Indikatorer (sätta mått på måluppfyllelse) och fastsälla verifikationskällor  
  8. Riskanalys och en riskhanteringsplan 
  9. Analys av externa förutsättningar / antaganden för måluppfyllelse

Dessa steg leder till en relevant, genomförbar och uthållig plan- en plan som riktar in sig på målgruppens behov, som är genomförbar och vars resultat blir uthålliga. LFA metoden leder till en otroligt
lätt manöverad  projekt-/verksamhetsplan.

LFA metoden tillämpas i Sverige som planeringsverktyg bl.a. vid EU finansierade projekt (ESF rådet), inom sjuk- och hälsovård, miljö, arbetsmlijö och i alla sektorer inom utvecklingssamarbetet.   

För närmare beskrivning av LFA metoden hänvisas till Kari Örtengrens skrift om LFA, som kan beställas på hemsidan genom kari.ortengren@telia.com. I denna skrift ger Kari praktiska råd om projektplanering och uppföljning inkl. hur LFA metoden tillämpas på bästa sätt, baserat på hennes 20 åriga erfarenhet av planering.

En kortare och äldre version av denna LFA skrift finns även på Sidas hemsida www.sida.se/publikationer/lfa . Sidas LFA skrift bör dock uppdateras!
En annan skrift om LFA som författats av Kari Örtengren är för Socialfondsprojket finns på ESF rådets hemida, www.esf.se. (se länk nedan) http://www.esf.se/Documents/V%c3%a5ra%20program/Socialfonden/Om%20Socialfonden/Informationsdokument/Projekthandledningar/LFA_k%20(2).pdf

En kort version av LFA-metoden som skrivits av Kari Örtengren finns även på Smittskyddsinstitutets hemsida www.smi.se/hiv-enheten .

 

VAD ÄR RBM?  (Results-Based Management)

Förkortningen RBM står för Results-Based Management, d.v.s. mål- och resultatstyrning på svenska. RBM-strategi som den ser ut idag har en lång historia. RBM utvecklades på 1980-talet inom australiensiska statsförvaltningen. Management strategier, ursprunget till RBM, började utvecklas redan på 1960-talet, men var då inriktade först enbart på budgetuppföljning, för att under 1970-talet ta sikte på uppföljning av aktiviteter. Under 1970/80-talet var man genom teorier såsom Work Breakdown structures (WBS) m.fl. inriktade på att mäta/kontrollera processer, sammankopplingen av olika aktiviteter, tills intresset för mål vaknade i slutet av 1970-t och början av 1980-talet genom bl.a. metoden Management-By-Objectives (MBO). I samband med detta började LFA-metoden tillämpas på bred front världen över, då LFA ger möjlighet att sätta s.k. SMARTa mål och uppföljningsmått, genom indikatorer för att nå resultat.

Dessa ledarskapsstrategier utvecklades ofta med stöd från teorier inom militären och den privata sektorn till att anpassas till den statliga sektorn och för projekt som drevs av enskilda organisationer nationellt och inom utvecklingssamarbetet. Den australiensiska statliga sektorn började redan på mitten av 1980-talet att skapa teorier för resultatstyrning (management for results), vilket var den ursprungliga RBM,. Denna strategi spreds inom statsförvaltningar världen över under 1990-talet. Detta kom att förändra synen på vad som var viktigt att följa upp, från tonvikt på budgetuppföljning på 1960-talet till måluppfyllelse av projekt och program, d.v.s från att fokusera på medel till att granska resultat vad målgruppen faktiskt hade erhållit, vilken förändring som hade skett på sikt för individen och i samhället.   

RBM är en ledarskapsstrategi som innefattar strategisk planering och uppföljning av verksamhet, projekt och program. RBM är ett strategitänk som strävar efter kontroll av hela projektcykeln, under planeringen, genomförande/uppföljning och utvärdering dvs projekt/program. RBM innebär ledarskap med ett helhetsperspektiv, inte enbart under planeringsfasen. För att lyckas med RBM-strategi fullt ut krävs dock naturligtvis målstyrd planering, men även kontinuerlig och analytisk resultatstyrd uppföljning med fokus på måluppfyllelse på såväl medellång som lång sikt. Resultatanalysen ska tjäna som underlag till beslutsfattare m.a.o. LFA planering, genom sina tydliga struktur för att fastställa mål och uppföljningsmått, är en naturlig del av RBM. I RBM-dokument står det dock inte tillräckligt tydligt beskrivet hur själva planeringsfasen ska genomföras för projektgrupper och intressenter, man hänvisar till LFA som verktyg för planering, till tillämpning av alla de nio stegen i LFA och aktiv delaktighet av intressenter i planeringen och uppföljningen. RBM teori lägger stor vikt vid vilken typ av information som samlas in ochhur den används för att nå uppsatta mål. Detta kräver även en plan för organisatoriskt lärande, lärande baserat på information om måluppfyllelse/resultat uppnådda i program och projekt. Det innebär att uppföljning, information om resultat, måste samlas in kontinuerligt och den data som samlas in måste tjäna som beslutsunderlag för den fortsatta verksamheten, i syfte att uppnå målen för målgruppen. Detta kräver såväl kontinuerlig riskanalys och riskhantering som en kontinuerlig resultatanalys och att ledningen därmed agerar/styr efter resultat - management response. 

För mer information om LFA och RBM kontkat Kari Örtengen eller läs Karis skrifter om LFA metoden som kan beställas genom kari.ortengren@telia.com.

 

Publikationer Trycks inom kort, kan beställas via kari.ortengren@telia.com
Hemsida av KA Stockholm